অনলাইনে লেখালেখি, রিপোর্ট তৈরি বা দাপ্তরিক কোনো নথি তৈরির কাজে এখন অনেকেই গুগল ডকস ব্যবহার করেন। তবে বেশির ভাগ ক্ষেত্রে কেবল সাধারণ কপি-পেস্ট কিংবা লেখার কমান্ডেই সীমাবদ্ধ থাকেন ব্যবহারকারীরা। অথচ কিছু সহজ শর্টকাট নিয়মিত কাজে লাগালে শুধু সময়ই বাঁচে না, বরং কাজের গতিও বেড়ে যায়। বিশেষ করে বড় ডকুমেন্ট তৈরি, অনুচ্ছেদ স্থানান্তর কিংবা ফরম্যাট ঠিক করার মতো কাজগুলো অনেক দ্রুত ও সহজেই করা যায়। নিচে গুগল ডকসের এমন কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ শর্টকাট তুলে ধরা হলো—
ফরম্যাটিং ছাড়া কপি-পেস্ট
অনলাইনে যেকোনো লেখা কপি করে গুগল ডকসে পেস্ট করলে অনেক সময় অপ্রয়োজনীয় ফন্ট, রঙ বা ফরম্যাট চলে আসে। এতে পুরো ডকুমেন্টের ধরন নষ্ট হয়। এ সমস্যা এড়াতে উইন্ডোজে Ctrl + Shift + V এবং ম্যাকে Cmd + Shift + V চাপলেই লেখা সাধারণ টেক্সট হিসেবে পেস্ট হবে। এটি গবেষণাপত্র, ই-মেইল বা ওয়েবসাইট থেকে উদ্ধৃতি নেয়ার সময় সবচেয়ে কার্যকর।
লেখার ধারা না ভেঙে মন্তব্য যোগ করা
দলবদ্ধভাবে কাজ করার সময় বা পরে পরিবর্তনের দরকার হলে অনেক সময় নির্দিষ্ট কোনো বাক্য বা শব্দের পাশে মন্তব্য যুক্ত করতে হয়। ডকে সাধারণত হাইলাইট করে কমেন্ট অপশন খুঁজে নিতে হয়, যা সময়সাপেক্ষ। কিন্তু উইন্ডোজ অপারেটিং সিস্টেমে Ctrl + Alt + M বা ম্যাক-এ Cmd + Option + M চাপলেই তাৎক্ষণিক মন্তব্য লেখা যায়। আগে কিবোর্ড দিয়ে Ctrl + Shift + ডান/বাম অ্যারো চাপলে নির্দিষ্ট শব্দ বেছে নিয়ে সঙ্গে সঙ্গে মন্তব্য যোগ করা যায়।
বললেই লেখা হবে
হাতে না লিখেও গুগল ডকসে কথা বলেই লেখা তৈরি করা সম্ভব। এ ভয়েস টাইপিং ফিচার চালু করতে উইন্ডোজ ও ম্যাকে Ctrl + Shift + S চাপলেই হবে। এরপর যা বলা হবে, তা-ই স্ক্রিনে লেখা হিসেবে দেখা যাবে। এমনকি ‘কমা’, ‘পূর্ণ বিরাম’ কিংবা ‘নতুন লাইন’ বললেও সেভাবেই যুক্ত হবে। দ্রুত খসড়া তৈরির জন্য এটি কার্যকর একটি উপায় হতে পারে।
পুরো অনুচ্ছেদ এক ক্লিকে বেছে নেয়া
মাউস দিয়ে টেনে অনুচ্ছেদ নির্বাচন করতে গেলে অনেক সময় আশপাশের লেখা চলে আসে। এ সমস্যা এড়াতে উইন্ডোজে Ctrl + Shift + আপ/ডাউন অ্যারো এবং ম্যাকে Cmd + Shift + আপ/ডাউন চাপলেই কার্সরের অবস্থান অনুযায়ী সম্পূর্ণ অনুচ্ছেদ বাছাই করা যাবে।
অনুচ্ছেদ ওপর-নিচে সরিয়ে দেখা যেতে পারে
একটি অনুচ্ছেদ ডকুমেন্টের ভেতরে ওপরে বা নিচে সরাতে চাইলে কপি-পেস্ট না করে উইন্ডোজে Alt + Shift + আপ/ডাউন এবং ম্যাকে Option + Shift + আপ/ডাউন চাপলেই সে অনুচ্ছেদ স্থানান্তর হবে। এটি বিশেষ করে তালিকা বা আউটলাইন সাজানোর সময় খুবই দরকারি।
এসব শর্টকাট নিয়মিত ব্যবহার করে গুগল ডকসে কাজ দ্রুত ও সহজ করা সম্ভব। মেকইউজঅব অবলম্বনে
