লেখালেখির কাজে সবচেয়ে বেশি ব্যবহার করা হয়ে থাকে মাইক্রোসফট ওয়ার্ড। তবে জনপ্রিয়তায় পিছিয়ে নেই গুগল ডকস। ক্ষেত্রবিশেষে অনেকেই অনলাইন টুলটিকে ডকুমেন্ট সম্পাদনার প্রধান হাতিয়ার হিসেবে ব্যবহার করছেন। এটি আবার অফলাইনেও ব্যবহার করা যায়। কোনো ধরনের ফি ছাড়াই ক্লাউডভিত্তিক অ্যাপ্লিকেশনটিতে মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের প্রয়োজনীয় সব ফিচার ব্যবহার করা যায়। যেসব ফিচার গুগল ডকসকে করেছে ‘হ্যান্ডি টুল’—
বিনামূল্যে ব্যবহার: গুগল ডকস সম্পূর্ণ বিনামূল্যে ব্যবহার করা যায়। স্মার্টফোন অ্যাপ বা ব্রাউজারে কোনো প্রকার সাবস্ক্রিপশন বা ওয়ান-টাইম পারচেজ ছাড়াই সব ফিচার ব্যবহার করা যায়। বিনামূল্যে ব্যবহারের কারণে অন্য যেকোনো টুল বা সফটওয়্যার থেকে গুগল ডকসকে করেছে অনন্য।
প্রয়োজনীয় সব ফিচার: এটা সত্য যে মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের সব ফিচার গুগল ডকসে নেই। তবে গুরুত্বপূর্ণ যেকোনো কাজের জন্য দরকারি মোটামুটি সব ফিচারই আছে অ্যাপ্লিকেশনটিতে। লেখার সাধারণ ফরম্যাট ও অ্যালাইনমেন্ট পরিবর্তনের পাশাপাশি টেবিলও ইনসার্ট করা যায়। অতিরিক্ত হিসেবে অনুবাদ ও ভয়েস টাইপিং ফিচার ব্যবহার করা সম্ভব।
কোলাবোরেশন: গুগল ডকসে রয়েছে কোলাবোরেশনের সুবিধা। সহজেই যেকোনো ডকুমেন্ট অন্য কাউকে পাঠানো যায়। শুধু ডকুমেন্টটির লিংক কপি করে পাঠিয়ে দিলেই হয়ে যাবে। অথবা শেয়ার অপশন থেকে জিমেইল সাবমিট করলে অন্যজন এ-সংক্রান্ত একটি ই-মেইল পাবেন। তখন তিনি ডকুমেন্টটি দেখতে পারবেন। প্রয়োজন হলে তাকে সম্পাদনার অ্যাক্সেসও দেয়া যাবে। তখন উভয়ই ডকুমেন্টটিতে লিখতে পারবেন এবং আগের লেখা সম্পাদনা করতে পারবেন।
কাজের পরিবেশে মানানসই : অনলাইন মিটিংয়ে ডকুমেন্টে কাজ করার প্রয়োজন দেখা দিতে পারে। তখন একটি মাত্র গুগল অ্যাকাউন্টের সাহায্যে গুগল ড্রাইভের স্টোরেজের মাধ্যমে মোবাইল কিংবা কম্পিউটার যেকোনো প্লাটফর্মে ডকুমেন্ট দেখা ও সম্পাদনা করা যায়। ফলে মিটিং বা অন্য প্রয়োজনে সব ধরনের পরিস্থিতিতে টুলটি ব্যবহার করা সম্ভব। তাছাড়া গুগল ওয়ার্কস্পেসে ক্যালেন্ডার, মিটিংসহ অন্যান্য সুবিধার মধ্যে সমন্বয় করা যায়, যা অ্যাপ্লিকেশনটিকে সহজে ব্যবহার্য করে তুলেছে।
সাবলীল ইন্টারফেস: যেকোনো টুল সহজে ব্যবহার করতে সাবলীল ইন্টারফেস বেশ জরুরি। কাজের বিষয়গুলো দ্রুত খুঁজে পেলে কাজ হয়ে ওঠে আরো সহজসাধ্য। এক্ষেত্রে গুগল ডকস এগিয়ে। খুব বেশি গুরুগম্ভীর না করে সাবলীলভাবে সবগুলো ফিচার সাজিয়েছে গুগল, যাতে জরুরি প্রয়োজনে সেগুলো পাওয়া যায়।
মোবাইলে সহজসাধ্য: গুগল ডকসের স্মার্টফোন অ্যাপ সহজে ব্যবহার করা যায়। প্রয়োজনীয় সব ফিচার থাকা সত্ত্বেও মনে হবে না জটিল কোনো অ্যাপ ব্যবহার করা হচ্ছে। বরং নোট অ্যাপের মতো সাবলীল করা হয়েছে। কাজ শেষে ডকুমেন্ট ফাইলটি বিভিন্ন ফরম্যাটে শেয়ার করার অপশন রয়েছে। পুরোদস্তুর পেজ সেটআপের কাজও করা যায়। কম্পিউটারে কাজ করে প্রয়োজনীয় সম্পাদনা ফোন থেকেও করা যাবে। মানের কমবেশি হবে না।
আলাদা জায়গার দরকার নেই: যেহেতু গুগল ডকস একটি ক্লাউডভিত্তিক অ্যাপ্লিকেশন, তাই কম্পিউটারে আলাদা জায়গার প্রয়োজন নেই। কম্পিউটার কনফিগারেশন নিয়েও খুব বেশি চিন্তার কিছু নেই। তবে ইন্টারনেট কানেকশনের ওপর ব্যবহারের হেরফের হতে পারে কিছুটা। যদিও অফলাইন ব্যবহারেরও সুযোগ থাকছে।
সূত্র ও ছবি: মেকইউজঅব
